Medical Management Assistant

Functie

Departement Klinische Wetenschappen – Medische diensten - Klinisch Referentielaboratorium

Het Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG) in Antwerpen is wereldwijd bekend voor zijn onderwijs, onderzoek en dienstverlening in de tropische geneeskunde en gezondheidszorg in ontwikkelingslanden. Het ITG is een open en internationale campus waar medewerkers, studenten en onderzoekers werken aan nieuwe internationale uitdagingen op het gebied van gezondheid.

In het Departement Klinische Wetenschappen buigen geëngageerde medewerkers zich over vraagstukken rond de diagnose, behandeling en preventie van tropische en globale ziekten.

Het Klinisch Referentielaboratorium (KRL) maakt deel uit van de Medische Diensten van het Departement Klinische Wetenschappen en is een nationaal erkend referentielaboratorium op het gebied van tropische en importpathologie, hiv en soa.

Voor het medisch secretariaat van het KRL zijn we op zoek naar een enthousiaste collega.

Wat verwachten we van jou?

• Je zorgt samen met je collega’s van het medisch secretariaat van het klinisch laboratorium voor het onthaal en de elektronische registratie van patiënten van de polikliniek en van externe laboratoriumaanvragen.
• Je bent het eerste telefonisch aanspreekpunt voor externe klanten en leveranciers.
• Je verricht algemeen secretariaatswerk: interne postverdeling, opmaken en actueel houden van formulieren, schrijven van brieven, organiseren van vergaderingen en bijhouden van administratieve gegevens.
• Je plaatst en volgt bestellingen van laboratoriummateriaal en -toestellen op.
• Je onthaalt nieuwe medewerkers en stagiairs en zorgt voor de praktische en administratieve omkadering van hun indiensttreding.
• Je rapporteert aan de klinisch bioloog.
• Samen met je collega’s sta je in voor een vlotte en klantvriendelijke dienstverlening.
• Afhankelijk van je interesse, kan je ook ingeschakeld worden in de pre-analytische behandeling van klinische stalen.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelor diploma, bij voorkeur Medical Management Assistant of Office Management.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en beheerst vlot het Frans en Engels zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van andere talen is een pluspunt.
• Je hebt een goede kennis van Word en Excel. Kennis van WISH en/of LAB400 is een troef.je werkt efficiënt met verschillende softwarepakketten.
• Je hebt een grote affiniteit met administratieve taken en werkt nauwkeurig.
• Je communiceert klantgericht en hebt een open houding.
• Je bent discreet, betrouwbaar en diplomatisch.
• Je bent flexibel en stressbestendig, kan zelfstandig en in team werken.
• Je hebt zin voor initiatief en organisatie en werkt oplossingsgericht.
• Ervaring in een medische omgeving is een troef.

• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Personen met zorgbehoefte ontvangen en oriënteren
  Deze personen informeren over het verloop van het onderzoek of de behandeling en het tarief

Aanbod

Het ITG zet zich in voor een divers, rechtvaardig en inclusief instituut. Jouw opdracht draagt bij aan de maatschappelijk relevante opdracht van het ITG. Wij hechten waarde aan menselijke waardigheid en diversiteit, solidariteit en samenwerking, en het welzijn van medewerkers, studenten, patiënten en cliënten.

Wij bieden je:

• Een voltijdse functie (tot 70% bespreekbaar) voor onbepaalde duur. Startdatum: zo snel mogelijk.
• Een job in een internationale omgeving met veel contact met patiënten en collega’s van het klinisch laboratorium.
• Een collegiale werkomgeving met aandacht voor work-life balance en voor individuele groei en ontplooiing.
• Een werkplek midden in de bruisende stad Antwerpen, goed bereikbaar met het openbaar vervoer.
• Een loon rekening houdende met je werkervaring, aangevuld met enkele extralegale voordelen: fietsvergoeding en/of abonnement openbaar vervoer, maaltijdcheques, en aanvullend pensioen.

Solliciteren

Mieke Missiaen
03 345 58 60
mmissiaen@itg.be